Richiesta
Prompt, allegati, immagini, registrazioni e screenshot consegnati intenzionalmente.
Che cosa riceve?Governance applicata agli assistenti AI
Ogni assistente AI opera dentro un mandato. Anche quando nessuno lo ha scritto.
Prima di collegare un modello a documenti, applicazioni o persone, l’impresa deve stabilire che cosa può fare, quali informazioni gli sono necessarie, dove termina il suo accesso e chi risponde delle decisioni prese.
La tesi di governo
La domanda non è soltanto quali dati entrano nell’AI. È quale parte dell’organizzazione decidiamo di renderle raggiungibile, per quale risultato e sotto quale responsabilità.01 · Il punto di partenza
Non autorizzare uno strumento. Autorizza un caso d’uso.
Il nome del prodotto non descrive il trattamento. Lo stesso assistente può correggere un testo pubblico oppure consultare CRM, email e documenti riservati: sono due decisioni organizzative completamente diverse.
SCHEDA DI MANDATO
Assistente per la preparazione delle offerte
Esempio di come tradurre un’intenzione generica in un perimetro verificabile.
RISULTATO ATTESO
Preparare una bozza utilizzando contenuti commerciali già approvati.
UTENTI AUTORIZZATI
Commerciali abilitati, con accesso coerente al portafoglio assegnato.
FONTI AMMESSE
Listini, schede prodotto, condizioni standard e modelli di offerta.
INFORMAZIONI ESCLUSE
Dati HR, trattative di altri clienti e documenti non necessari.
TRACCE PRODOTTE
Richieste, fonti consultate, output e conferma finale dell’utente.
RESPONSABILE
Funzione che autorizza, verifica gli scostamenti e riesamina il mandato.
02 · Le superfici informative
Ricostruisci ciò che l’assistente incontra lungo il lavoro.
Il perimetro non è una casella di testo. È una catena che parte dalla richiesta dell’utente, attraversa il suo contesto operativo, raggiunge sistemi collegati e lascia nuove tracce.
Postazione
Pagina aperta, selezioni, clipboard, cronologia e contenuti visibili nella sessione.
Che cosa può osservare?Sistemi
Email, calendari, drive, knowledge base, CRM, ERP, ticketing e chat aziendali.
Che cosa può recuperare?Tracce
Memoria, cronologie, log, output, telemetria, backup e dati conservati dal servizio.
Che cosa rimane?03 · Le decisioni
Tre domande trasformano il rischio in scelte verificabili.
Consultare, estrarre, organizzare o utilizzare un dato può costituire trattamento. La progettazione deve quindi collegare accesso, necessità e responsabilità prima dell’attivazione.
Serve davvero per il risultato?
Ogni fonte e ogni categoria di dato devono essere giustificate dal compito.
- Finalità definita
- Informazioni proporzionate
- Dati estranei esclusi
Chi può rendere quel dato accessibile?
Il permesso tecnico deve riflettere ruoli, basi giuridiche e regole aziendali.
- Minimo privilegio
- Identità e ruoli
- Eccezioni approvate
Chi controlla il comportamento nel tempo?
Un caso d’uso ha bisogno di un referente, evidenze e criteri di riesame.
- Log e anomalie
- Verifica periodica
- Gestione degli incidenti
04 · Tre contesti, tre perimetri
La sensibilità del dato non basta a descrivere il rischio.
Contano anche ampiezza dell’accesso, persistenza, autonomia dello strumento e conseguenze dell’output.
CASO 01
Testo pubblico
OBIETTIVO
Migliorare chiarezza e sintesi.
PERIMETRO
Solo contenuto fornito dall’utente.
CONTROLLO
Revisione umana prima della pubblicazione.
CASO 02
Supporto commerciale
OBIETTIVO
Preparare una proposta pertinente.
PERIMETRO
CRM e documenti del cliente assegnato.
CONTROLLO
Accessi per portafoglio e fonti tracciate.
CASO 03
Documenti HR
OBIETTIVO
Ricercare informazioni autorizzate.
PERIMETRO
Archivio segregato e categorie limitate.
CONTROLLO
Autorizzazione specifica e valutazione rafforzata.
05 · Il ciclo di controllo
Il mandato accompagna l’assistente dalla prova al riesame.
La governance non coincide con l’approvazione iniziale. Deve seguire configurazioni, utilizzi reali, modifiche del servizio e comportamenti inattesi.
Comprendere
Caso d’uso, persone, dati, sistemi e risultato atteso.
Autorizzare
Finalità, basi, ruoli, fornitore e condizioni di impiego.
Configurare
Permessi, connettori, memoria, conservazione e ambienti.
Utilizzare
Regole pratiche, formazione, supervisione e segnalazioni.
Riesaminare
Log, incidenti, nuovi usi e modifiche tecniche o contrattuali.
06 · Due diligence
La sicurezza dichiarata non sostituisce la progettazione.
Un servizio può offrire misure robuste e restare inadatto a uno specifico utilizzo. La valutazione deve confrontare le garanzie disponibili con il mandato assegnato.
NOTA DI VALUTAZIONE
Non acquistare una promessa generica di sicurezza.
Verifica il contratto effettivamente applicabile, il ruolo del fornitore, l’uso dei contenuti, i tempi di conservazione, i subfornitori, i trasferimenti internazionali e gli strumenti amministrativi.
Account consumer e business possono applicare condizioni e controlli differenti. Anche memoria, cronologia e connettori predefiniti possono cambiare sostanzialmente il perimetro.
DPA e ruoliCoerenti con l’uso reale.
ConservazioneTempi, cancellazione e backup.
FilieraSubfornitori e trasferimenti.
AmministrazioneAccessi, audit e configurazioni.
07 · Uso quotidiano
La Shadow AI segnala un vuoto di servizio, non soltanto una violazione.
Account personali, estensioni e prove gratuite prosperano quando le persone hanno un bisogno concreto ma non trovano strumenti approvati, regole comprensibili o un percorso rapido per proporre nuovi utilizzi.
Ambiente esterno
Richiede controllo su contratto, trasmissione, conservazione, filiera e configurazioni offerte dal servizio.
Ambiente locale o dedicato
Può ridurre l’esposizione esterna, ma non elimina la necessità di identità, permessi, logging, backup, aggiornamenti e responsabilità.
MandatoObiettivo, utenti e risultato atteso.
PerimetroFonti ammesse, dati esclusi e sistemi collegati.
ConfigurazionePermessi, memoria, log e conservazione.
FornitoreRuoli, condizioni, filiera e trasferimenti.
UsoIstruzioni, verifica umana ed eccezioni.
RiesameResponsabile, frequenza, evidenze e incidenti.
Domande frequenti
Le risposte dipendono dal mandato, non dal nome del prodotto.
Le indicazioni seguenti orientano la valutazione e non sostituiscono l’analisi privacy e legale del caso concreto.
Un assistente può leggere lo schermo?
Alcuni strumenti possono elaborare schermate, finestre o contenuti accessibili tramite estensioni. Funzioni e permessi devono essere verificati sul prodotto e sulla configurazione effettiva.
Posso caricare un contratto cliente?
Occorre valutare finalità, informazioni presenti, necessità, riservatezza, condizioni del servizio, conservazione e autorizzazioni aziendali. I dati non necessari vanno esclusi o ridotti.
L’account business è sufficiente?
Può offrire garanzie e controlli migliori, ma non sostituisce la valutazione di caso d’uso, dati, connettori, configurazioni e responsabilità.
Un modello locale è automaticamente conforme?
No. Cambia alcuni flussi, ma restano da governare accessi, sicurezza, log, backup, aggiornamenti, basi giuridiche e regole operative.
Quando può servire una DPIA?
Quando il trattamento può presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone. La necessità va valutata con la funzione privacy competente considerando il caso concreto.
- Regolamento (UE) 2016/679 — GDPRPrincipi, trattamento, sicurezza, responsabili e valutazione d’impatto.
- EDPB — Opinion 28/2024 sui modelli di AIProfili di protezione dei dati nel contesto dei modelli di intelligenza artificiale.
- Garante per la protezione dei dati personali — Intelligenza artificialeProvvedimenti, orientamenti e materiali tematici dell’Autorità italiana.
- Regolamento (UE) 2024/1689 — AI ActQuadro europeo sull’intelligenza artificiale, da coordinare con il GDPR quando applicabile.
Dal principio alla configurazione
Il tuo assistente AI ha già un mandato verificabile?
Un assessment collega il caso d’uso alle fonti, agli accessi, al fornitore, alle configurazioni e alle responsabilità. Il risultato è un perimetro comprensibile e riesaminabile.
Definiamo il perimetro operativo